Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat
Vorstand
Der Aufsichtsrat hat zwei Sprecher des Vorstands ernannt. Die Sprecher des Vorstands können sich zusätzlich als Co-CEOs bezeichnen. CEO ist eine im anglo-amerikanischen Rechts-kreis verwendete Bezeichnung für einen dem Vorstand vergleichbaren Geschäftsleiter (Chief Executive Officer). Der Aufsichtsrat hat zur Regelung der vorstandsinternen Zusammenarbeit, zur Verteilung der Geschäfte und zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat am 08. Juli 2009 die derzeit gültige Fassung der Geschäftsordnung für den Vorstand erlassen.
Entsprechend der Geschäftsordnung sowie des Geschäftsverteilungsplans des Vorstands ist jedes Mitglied des Vorstands für seinen Zuständigkeitsbereich verantwortlich. Die Mitglieder des Vorstands haben jedoch eine gemeinschaftliche Verantwortung für die Geschäftsleitung des Hypoport-Konzerns. Zudem unterliegen bestimmte wesentliche Maßnahmen zwingend der Entscheidung des Gesamtvorstands. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder des Vorstands sich an der Abstimmung beteiligen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Die beiden zu Sprechern des Vorstands ernannten Mitglieder des Vorstands haben jeweils ein Vetorecht, bei dessen Ausübung sie die Entscheidung einer mit Mehrheit gefassten Entscheidung des Vorstands blockieren können. In der Praxis trifft der Vorstand seine Entscheidungen im Konsens.
Die Hypoport AG wird entsprechend ihrer Satzung gerichtlich und außergerichtlich, wenn nur ein Vorstandsmitglied vorhanden ist, durch dieses vertreten; sind zwei oder mehr Vorstands-mitglieder vorhanden, wird die Gesellschaft durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich oder durch ein Vorstandsmitglied in Gemeinschaft mit einem Prokuristen vertreten. Sind zwei oder mehr Vorstandsmitglieder vorhanden, kann der Aufsichtsrat einem oder mehreren Mit-gliedern des Vorstands die Befugnis zur Einzelvertretung erteilen. Der Aufsichtsrat kann Vorstandsmitglieder von den Beschränkungen des § 181 BGB in den durch § 112 AktG gezogenen Grenzen befreien. Der Aufsichtsrat hat bisher keinem der Vorstandsmitglieder Einzelvertretungsbefugnis erteilt.
Im Hypoport-Konzern besteht ein erweitertes Leitungsgremium, das die konzernübergreifen-de Tätigkeit des Konzerns steuert (sog. Group Executive Committee). Diesem gehören neben den Mitgliedern des Vorstands der Hypoport die Mitglieder des Vorstands der Dr. Klein & Co. AG an.
Die Einrichtung dieses Gremiums lässt die den Organen der Gesellschaft obliegenden Rechte und Pflichte unberührt. Nach den Vorschriften des Aktiengesetzes hat der Vorstand dem Aufsichtsrat regelmäßig Bericht zu erstatten, insbesondere über die beabsichtigte Geschäftspolitik und Strategie, die Rentabilität des Geschäfts, den laufenden Geschäftsbetrieb und alle sonstigen Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein können.
Aufsichtrat
Der Aufsichtsrat nimmt die ihm nach Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung und Deutschem Corporate Governance Kodex obliegenden Aufgaben wahr. Der Aufsichtsrat berät den Vor-stand bei der Leitung des Unternehmens regelmäßig und überwacht seine Tätigkeit. Grundlage hierfür sind ausführliche, in schriftlicher und mündlicher Form erstattete Berichte des Vorstands, in denen der Aufsichtsrat regelmäßig, umfassend und zeitnah über die Unternehmensplanung, die Geschäftsentwicklung, die strategische Weiterentwicklung, das Risikomanagement, die aktuelle Lage der Gesellschaft und des Konzerns sowie über wichtige Geschäftsvorfälle unterrichtet wird. Entscheidungen von grundlegender Bedeutung werden mit dem Aufsichtsrat besprochen und ihm zur Zustimmung vorgelegt.
Nach den Vorschriften des § 11 Absatz 3 der Satzung ist der Aufsichtsrat beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen. Der Aufsichtsrat gibt sich gemäß § 9 Absatz 3 der Satzung eine Geschäftsordnung. Die derzeit gültige Geschäftsordnung hat sich der Aufsichtsrat mit Beschluss vom 31. März 2008 gegeben. Da er nur aus drei Mitgliedern besteht, hat der Aufsichtsrat derzeit keine Ausschüsse gebildet.
